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仕事の終わり際 「終わりは次の始まり」 (1/2)

変わったタイトルですが、改善の最中に時々、口に出してしまう言葉です。
みなさんがなるほどと感心してしまうので、お話したいと思います。
仕事の効率を高める方法は数多くあります。短時間で良いアイデアを出す方法や
マネジメントに注目が集まりがちなのですが、使う時間の半分以上は作業的なものです。
良いアイデアが出ても実行する作業が面倒だと、
自分の中で却下したり、同席の人から悪評価をされたりします。
作業を効率良くできる準備をしようとしても、アイデアごとに準備内容が異なり、
また、やってみないと分からないことも多いので、アイデアを出す前に事前準備はできません。
楽にできないかと思いますが、時間がかかりそうなことでも楽しくできれば結果的に早くできます。
手間を省く工数削減だけが効率追求ではありません。

 

今までの頑張り方


 手がけた仕事は最後まで済ませたい気持ちは、みなさん持ちます。残業して、徹夜して成し遂げると達成感はあります。しかし、この後で心や脳にぽっかり穴
が空いたようになり、次の日に、次の仕事の効率が落ちます。効率が落ちるどころか手につかない状態になります。達成感を味わった後で仕事を終えて帰宅すると、ほとんどの人はこのようになります。
 仕事をきっちり終わって帰宅する人は、朝早く出社する傾向があります。始業時間より2時間くらい早く出社して、誰にも邪魔されない時間帯に「じっくり今日一日分の計画を立てて、きっちりしたい」と仕事熱心な人です。早朝サービス残業なので会社として経費はかからないのですが、働く効率から見ると、実際に時間を使っているので効率は落ちている状態です。当然のように強要はできません。
 考える行為は仕事の中で重要だと私は思っていますが、迷っているという見方をするとロス時間になります。朝、迷うと、一日全体が変な方向に行くため、すべてやり直しになることがあります。そのため、じっくり時間をかけて計画を練りたくなります。しかし、朝は血の巡りも良くないので頭は冴えていません。脳の効率が悪いので、朝は考えなくてもよい体を動かす仕事(作業)から入り、五感をフルに使います。すると脳に刺激が来て、効率良く働きます。作業が終わって血の巡りが良くなったところで、次の仕事を考えるようにしましょう。デスクワークは特に朝のストレッチが大切です。

 

終わりは次の始まり


 仕事を終えて帰宅し、次の日に出社して……、人の時間感覚からすると間があって離れているのですが、仕事から見るとつながっています。朝の仕事をスムーズにしようとすると、前日に段取りをして、少し作業して終えておくと迷うことなく、次の朝はすぐに続きの作業から開始することができます。
 夕方の帰宅前に、仕事がスムーズに進む段取りをしてしまうと、どうしてもそのまま最後までこなして終えたくなりますが、ここで我慢して止めるのが、朝のスムーズをつくるためのポイントです。
 朝の始めを良くするためには上手に終わる。つまり「終わりは次の始まり」なのです。

 

努力の必要な仕事は「リズム」をつける


 繰り返し作業のような仕事は、調子に乗る状態をつくると、作業量そのものは減らないけれどスムーズになり、止まらない分だけ結果的に時間が短くなります。また、かかる時間も予測できるようになります。音楽のリズムのように作業にリズムをつくるには、作業手順の中に順序に合った仕掛かりを配置しておくことです。

 トヨタ生産方式の中で標準作業というのがあります。標準作業の3要素として、タクトタイム(要求ペース時間)、作業順序、標準手持ちがあります。標準手持ちとは、人が手待ちしないように工程内に持つ最少の仕掛かりです。家事でいうと洗濯しながら、料理しながら、掃除しながら、すべて同時にしようとすると、洗濯機の中には自動で洗っている洗濯物、料理はタイマーをセットして煮込んでいる状態の料理中の物、それぞれが自動停止するまでは掃除をする。

 事の手間が減っているわけではないが、重なっているため事が早く進みます。一つひとつの仕事から見ると途切れ途切れなのですが、人から見るとテキパキと仕事をしていることになります。
 もし重ねずに洗濯しかしないとなると、洗濯機の前でぐるぐる回っている洗濯物を終わるまで眺めて待つことになります。洗濯が終わって次に料理をすると、煮込むまで鍋をのぞきながら待つことになり、まったくリズムがありません。
 新人のころは、一度に数件の仕事を与えるとパニックになって「一つずつにしてほしい」と文句を言ってきますが、一人前の社会人になると、同時に数件の仕事を持っている方が調子に乗り、仕事しやすくなります。

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